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Tableau de bord pour une TPE sans logiciel : les cinq chiffres par lesquels commencer

Commerçante qui sert une cliente au comptoir de sa fromagerie

Un tableau de bord, pour une TPE, ce n’est pas un logiciel. C’est trois à cinq chiffres que vous regardez chaque semaine, qui veulent dire la même chose à chaque fois, et qui se mettent à jour sans que vous ayez à les recopier. Tout le reste est du décor. Voici par où commencer, et comment éviter le fichier Excel du dimanche soir.

Ce que font déjà les dirigeants de petites entreprises

Une étude menée pour la Direction générale des entreprises auprès de près de 1 000 chefs d’entreprise (888 questionnaires, dont 74 {655ab05ce4afafb2561336e96ed87d24e01aba820cb68124946893f8e2b1e19e} de dirigeants de TPE) a dressé le constat : 80 {655ab05ce4afafb2561336e96ed87d24e01aba820cb68124946893f8e2b1e19e} utilisent au moins un outil de suivi d’activité, « le plus souvent “fait maison” sous Excel », et ils superposent plusieurs outils pour obtenir une vision globale. Les solutions de pilotage dédiées restent minoritaires, entre 3 et 8 {655ab05ce4afafb2561336e96ed87d24e01aba820cb68124946893f8e2b1e19e} des outils utilisés par les entreprises de plus de 11 salariés. Autrement dit : vous n’êtes pas en retard, vous êtes comme tout le monde. La question est de savoir si votre fichier fait maison vous dit la vérité, et combien de temps il vous coûte.

Les cinq chiffres par lesquels commencer

Chaque entreprise a les siens, mais ces cinq-là servent presque partout. Pour chacun, l’essentiel est la définition écrite : c’est elle qui fait qu’un chiffre reste comparable d’une semaine à l’autre.

1. Le chiffre d’affaires de la période, et son évolution

Par semaine ou par mois, selon votre rythme, comparé à la période précédente et à la même période l’an dernier. La définition à écrire : encaissé ou facturé ? Hors taxes ? Avec ou sans les avoirs ?

2. Les devis en attente

Le nombre et le montant des devis envoyés sans réponse. C’est votre chiffre d’affaires de dans un mois. Définition : à partir de combien de jours un devis est-il « en attente » ? Et un devis accepté par téléphone, où est-il noté ?

3. Le taux de signature

Devis acceptés sur devis envoyés, sur une période assez longue pour être parlante (un trimestre). S’il baisse, c’est le prix, l’offre ou la relance qui coince ; s’il monte trop, vous êtes peut-être trop bon marché.

4. Les dépenses par catégorie

Matières, sous-traitance, véhicules, loyer, abonnements. Pas pour la comptabilité, votre expert-comptable s’en charge, mais pour voir la ligne qui dérive avant la fin de l’année. Définition : quelles catégories, et qui décide où va une dépense ambiguë ?

5. Le délai moyen de paiement

Entre la facture et l’encaissement, en jours. C’est celui qui explique une trésorerie tendue alors que l’activité est bonne. Définition : date de facture ou date d’échéance ? Toutes les factures, ou seulement les professionnelles ?

Si vous êtes commerçant, remplacez les devis par le panier moyen et le nombre de tickets par jour ; si vous êtes en prestation, ajoutez les heures facturables. Mais gardez cinq chiffres au plus : un tableau de bord de vingt indicateurs ne se regarde jamais.

Le problème n’est pas le chiffre, c’est la mise à jour

Tout le monde sait calculer un chiffre d’affaires. Ce qui use, c’est de le refaire : exporter la caisse, ouvrir le tableur des dépenses, recopier, vérifier que la formule n’a pas glissé, et le faire le dimanche soir parce qu’il n’y a pas d’autre moment. Au bout de trois mois, le tableau n’est plus à jour, et on pilote à l’intuition.

Un bon tableau de bord, même modeste, lit lui-même vos sources : votre tableur, l’export de votre logiciel de caisse ou de facturation, déposé en un glisser-déposer quand il n’existe pas de connexion directe. Et il garde l’historique : chaque relevé est conservé, ce qui permet les courbes même si votre fichier ne garde que l’état du moment.

Un exemple : Boulangerie Rouxel, entreprise fictive

Prenons une boulangerie imaginée pour l’exemple, à Quimper : deux boutiques, une caisse qui exporte ses ventes, et un gérant qui refait chaque dimanche soir le même tableau Excel pour savoir où il en est. Ses cinq chiffres : chiffre d’affaires par boutique et par jour, panier moyen, part des ventes de l’après-midi, ventes par famille de produits, et dépenses matières de la semaine.

  1. Les définitions : en écrivant celle du panier moyen, on découvre que l’export de caisse mélange tickets et annulations. La définition les exclut, et le chiffre devient juste pour la première fois.
  2. Le nettoyage : les familles de produits étaient saisies de trois façons (« Viennoiserie », « viennois. », « VIENNOISERIES »). Regroupées une fois pour toutes.
  3. La mise à jour : l’export de caisse déposé chaque soir, en un glisser-déposer ; les dépenses lues dans le tableur partagé.
  4. Chaque matin : sur le téléphone, avant d’ouvrir, le chiffre de la veille, boutique par boutique, et l’écart avec la semaine précédente. Le tableau du dimanche soir n’existe plus.

Sur Carnéo, un logiciel en ligne d’autocontrôle des piscines publiques que j’ai développé, le tableau de bord est la page qu’on ouvre en premier : les contrôles à faire, ceux en retard, les derniers résultats d’analyse. Le plus difficile n’a pas été de dessiner les graphiques, mais de définir ce que chaque chiffre veut dire, à partir de la réglementation qui s’applique à chaque piscine. C’est la démarche que je propose à une TPE : peu de chiffres, chacun défini par écrit.

Comment je le mets en place

Mon service de tableau de bord sur mesure part de vos fichiers ou de vos exports (quelques mois suffisent), vous propose sous 48 h la liste des indicateurs avec leur définition exacte, puis développe un écran, jusqu’à 8 indicateurs calculés par du code, mis à jour automatiquement chaque nuit, installé sur un petit serveur à votre nom (environ 4 € HT par mois chez OVH). Le code vous appartient, et c’est la première brique de votre futur outil : le jour où vous voulez saisir directement dans l’application au lieu d’Excel, les formulaires s’ajoutent sur la même base. À partir de 429,78 €, en 5 jours, par écrit sur ComeUp : voici comment ça se passe.

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Sources