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Extraire les tableaux d’un PDF vers Excel, en lot et sans rien envoyer en ligne

Ordinateur portable ouvert sur un bureau en bois clair

Un relevé par fournisseur, une facture par livraison, un bon de commande par client : tout arrive en PDF, et tout doit finir dans un tableau. Les sites « PDF vers Excel gratuit » sont le premier réflexe, et pour une facture de fournisseur ou un relevé bancaire, c’est le mauvais. Voici ce qu’Excel fait déjà tout seul, et comment on traite cent fichiers d’un coup sans qu’ils quittent votre ordinateur.

Le problème des convertisseurs en ligne

Ils marchent, et c’est bien le problème : vous envoyez une facture, avec les coordonnées d’un client, un numéro de compte, des prix négociés, sur le serveur d’un service que vous ne connaissez pas, dans un pays que vous ne connaissez pas, avec des conditions que personne ne lit. Pour un document public, pourquoi pas. Pour vos documents comptables, non. Et au bout de dix fichiers, le site vous demande un abonnement.

Ce qu’Excel sait déjà faire

Depuis Excel 365 et Excel 2024 sur Windows, « Données › Obtenir des données › À partir d’un fichier › À partir d’un PDF » ouvre un PDF, en détecte les tableaux et les pages, et vous laisse choisir ce que vous importez. C’est le connecteur PDF de Power Query, documenté par Microsoft, et il est gratuit puisque vous l’avez déjà. Pour un PDF, un tableau propre, c’est la bonne réponse. Deux limites, que Microsoft signale :

  • les lignes sur plusieurs lignes : quand une cellule du tableau contient un retour à la ligne (une désignation de produit en deux lignes), « les lignes multilignes ne sont pas correctement identifiées », et il faut recoller les morceaux à la main ou avec du code M ;
  • les gros fichiers : au-delà de quelques dizaines de pages, il faut traiter les pages par petits lots, en modifiant la formule.

Et une limite qui tient au PDF lui-même : le connecteur lit du texte. Un PDF scanné est une image, il n’y a pas de texte à lire : il faut d’abord une reconnaissance de caractères, qui n’est pas comprise.

Là où ça devient une tâche

Le vrai sujet n’est pas un PDF, c’est le lot. Cent relevés par mois, chacun avec son tableau, à réunir dans un seul fichier, avec le nom du fournisseur et la date lus dans l’en-tête, les montants en nombres, les totaux vérifiés, et un onglet pour les fichiers qui n’ont pas pu être lus. Power Query peut combiner un dossier de PDF, mais chaque variation de mise en page (un fournisseur qui change son modèle de facture) vous ramène dans l’éditeur de requêtes.

Un petit logiciel pour cette tâche

Un programme écrit pour vos documents : il sait que le fournisseur A met son total en bas à droite et le fournisseur B en haut, il lit les tableaux de chaque PDF, il convertit, il contrôle que la somme des lignes égale le total affiché, et il écrit un fichier Excel unique. Il tourne sur votre ordinateur : les PDF ne sont envoyés nulle part. Quand un document ne ressemble à rien de connu, il le met de côté et le dit, au lieu de deviner.

Un exemple : Transports Riou, entreprise fictive

Prenons une entreprise de transport imaginée pour l’exemple, à Carhaix : six camions, trois fournisseurs de carburant, et chaque mois une soixantaine de relevés PDF, un par carte et par fournisseur, à ressaisir dans le tableau de suivi des consommations par véhicule. Une journée de saisie, et des erreurs de ligne qui faussent la consommation d’un camion.

  1. La tâche décrite : pour chaque relevé, lire le numéro de carte, le mois, et chaque ligne (date, station, litres, montant) ; retrouver le camion par sa carte ; empiler le tout dans le tableau mensuel.
  2. Les exemples envoyés : trois relevés de chaque fournisseur, et le tableau mensuel rempli à la main le mois précédent.
  3. Confirmation sous 24 h : la tâche tient dans l’offre de base. Une règle ajoutée : si la somme des lignes ne correspond pas au total du relevé, le fichier va dans l’onglet « à vérifier ».
  4. Le logiciel : « choisir le dossier des PDF », « Traiter ». Deux minutes : 62 relevés lus, 1 840 lignes, 2 fichiers à vérifier (un relevé scanné, un modèle inconnu), et le tableau mensuel par camion, avec la consommation aux 100 km calculée.
  5. La livraison : le logiciel pour Windows, le mode d’emploi d’une page avec les cas d’erreur, et le code source. La journée de saisie devient un café.

Sur Carnéo, un logiciel en ligne d’autocontrôle des piscines publiques que j’ai développé, j’ai pris le problème à l’envers : un QR code permet de saisir les résultats d’analyse de l’eau directement dans l’application, sans passer par un document papier ou un PDF. Quand on peut supprimer le document, c’est toujours mieux que de l’extraire. Mais quand les PDF viennent de fournisseurs, on ne choisit pas leur format : il faut les lire, et c’est là qu’un petit logiciel sert.

Ce que ça coûte, et ce qui reste chez vous

C’est l’un des cas types de mon service de petit logiciel sur mesure : à partir de 209,38 €, en 4 jours, le logiciel testé sur vos vrais PDF, une interface simple, un mode d’emploi d’une page, le code source commenté. Vos documents restent sur votre ordinateur. Envoyez-moi deux ou trois PDF et le résultat attendu : je vous confirme sous 24 h. Voici comment ça se passe.

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Sources