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Imprimer des étiquettes depuis Excel : le publipostage de Word, et quand passer à un petit logiciel

Commerçante qui sert une cliente au comptoir de sa fromagerie

Des étiquettes d’adresse pour un envoi postal, des étiquettes de pots pour un producteur, des étiquettes de colis pour une boutique : la liste est dans Excel, la planche d’étiquettes dans l’imprimante, et entre les deux, une heure de mise en page. Bonne nouvelle : Word le fait très bien dans la plupart des cas. Voici la méthode, les pièges, et le cas précis où je conseille autre chose.

La méthode Word, pas à pas

  1. Préparez la liste dans Excel : une ligne par étiquette, une colonne par information, des en-têtes simples (« Nom », « Adresse », « CP », « Ville »), sans lignes vides ni cellules fusionnées.
  2. Dans Word : onglet « Publipostage », « Démarrer la fusion et le publipostage », « Étiquettes ». Choisissez la référence de votre planche (elle est écrite sur l’emballage).
  3. Sélectionnez les destinataires : « Utiliser une liste existante », votre fichier Excel, la bonne feuille.
  4. Composez la première étiquette avec « Insérer un champ de fusion », puis « Mettre à jour les étiquettes » pour la reproduire sur toute la planche.
  5. Aperçu, puis « Terminer et fusionner » : modifiez ou imprimez directement. Imprimez d’abord une page sur papier ordinaire, superposée à la planche, pour vérifier l’alignement.

Microsoft décrit le principe ainsi : « votre liste de diffusion est une source de données qui contient les informations que Word utilise pour personnaliser » le document. Pour cinquante adresses une fois par an, c’est la bonne réponse, et elle est gratuite.

Les pièges classiques

  • Les codes postaux qui perdent leur zéro : « 01300 » devient « 1300 » parce qu’Excel y voit un nombre. Mettez la colonne au format Texte avant d’y coller les données.
  • Les montants et les dates qui sortent avec dix décimales ou au format américain : formatez-les dans Excel, ou ajoutez un code de format au champ dans Word.
  • Le décalage qui s’accumule de ligne en ligne : la référence de planche n’est pas la bonne, ou l’imprimante met à l’échelle. Désactivez « ajuster à la page ».
  • Les lignes à ne pas imprimer : filtrez dans Word (« Modifier la liste de destinataires »), sinon vous imprimez aussi les clients partis.

Quand Word ne suffit plus

Trois cas reviennent souvent :

  • Un code-barres ou un QR code par étiquette (référence produit, numéro de colis, lien de suivi) : Word ne le génère pas proprement depuis une colonne.
  • Des quantités : vingt étiquettes pour le produit A, trois pour le B, selon une colonne « Quantité ». Word imprime une étiquette par ligne, pas plus.
  • Des mentions qui dépendent des données : la date limite calculée à partir de la date de production, un pictogramme selon la catégorie, une mise en page différente pour certains produits.

Dans ces cas, un petit logiciel lit la liste, applique les règles, génère les codes, répète selon les quantités, et produit un PDF prêt à imprimer sur votre planche. Une fenêtre, un bouton, le même résultat à chaque fois.

Un exemple : Miellerie du Scorff, entreprise fictive

Prenons un apiculteur imaginé pour l’exemple, près de Quimperlé : six miels, trois formats de pots, et chaque semaine de récolte un tableau de mise en pots. Chaque étiquette porte le nom du miel, le poids, le numéro de lot, la date de mise en pot et la date de durabilité minimale, et un code-barres pour les épiceries qui le revendent.

  1. Le tableau : une ligne par lot, avec le miel, le format, le nombre de pots et la date de mise en pot.
  2. Les règles : date de durabilité calculée à partir de la date de mise en pot selon la durée que l’apiculteur a choisie ; code-barres tiré de la référence du produit ; autant d’étiquettes que de pots.
  3. Le logiciel : « choisir le tableau », « Préparer les étiquettes ». Un PDF de six planches, à la bonne référence, et un récapitulatif : 312 étiquettes, 6 lots.
  4. Avant, c’était une soirée par récolte avec Word et un générateur de codes-barres en ligne. Après, c’est le temps d’imprimer.

Sur Carnéo, un logiciel en ligne d’autocontrôle des piscines publiques que j’ai développé, le logiciel génère des QR codes qui permettent de saisir les résultats d’analyse de l’eau sans papier. Produire un code par ligne de données et le mettre en page pour l’impression, c’est exactement le cas où Word s’arrête et où un petit programme prend le relais.

Étiquettes de produits alimentaires : vérifiez les mentions

Pour un produit alimentaire vendu préemballé, l’étiquette n’est pas qu’une question de mise en page : la dénomination, le poids net, la date de durabilité, le numéro de lot et les coordonnées du producteur font partie des mentions attendues, et leur liste dépend du produit. Faites valider votre modèle une fois (par votre organisme professionnel ou la DDPP de votre département) ; ensuite, le logiciel ne fait qu’appliquer ce modèle à chaque lot, sans jamais oublier une ligne.

Comment choisir

  • Adresses ou textes simples, de temps en temps : le publipostage de Word, avec les précautions ci-dessus.
  • Codes-barres, quantités, mentions calculées, chaque semaine : un petit logiciel sur mesure, à partir de 209,38 €, testé sur votre tableau et votre planche.

Envoyez-moi votre tableau, une photo de votre planche d’étiquettes et un exemple d’étiquette attendue : je vous confirme sous 24 h que la tâche tient dans l’offre de base de mon service de petit logiciel sur mesure. Le logiciel tourne sur votre ordinateur, avec un mode d’emploi d’une page et son code source. Voici comment ça se passe.

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Sources