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Où vont vos e-mails quand une IA les lit ? Clé à votre nom, serveur en France, et ce que disent les fournisseurs

Artisan céramiste dans son atelier qui consulte son smartphone

Avant de laisser une IA lire vos e-mails, vos devis ou vos factures, une question : où vont-ils ? La réponse n’est pas la même selon que vous collez un e-mail dans un assistant grand public, que vous branchez une plateforme d’automatisation, ou qu’une automatisation sur mesure appelle un fournisseur avec une clé à votre nom. Voici ce que disent les fournisseurs eux-mêmes, et les trois règles que j’applique.

Trois trajets très différents pour le même e-mail

  1. Collé dans une application grand public : vos e-mails partent dans un compte personnel, avec les conditions du grand public, qui peuvent prévoir l’utilisation des conversations pour l’entraînement sauf refus de votre part. C’est le cas à éviter pour des données de clients.
  2. Par une plateforme d’automatisation : l’e-mail transite par les serveurs de la plateforme (souvent hors d’Europe), puis part chez le fournisseur d’IA avec la clé de la plateforme ou la vôtre. Deux intermédiaires, deux politiques à lire.
  3. Par une automatisation sur mesure, sur un serveur à votre nom, avec votre clé : l’e-mail va de votre messagerie à votre serveur, puis au fournisseur d’IA, et revient. Un seul tiers, choisi par vous, avec un contrat « professionnel » à votre nom.

Ce que disent les fournisseurs, via l’API

L’API est la porte « professionnelle » des fournisseurs, celle qu’utilise une automatisation. Ses règles sont écrites, et elles sont plus protectrices que celles des applications grand public. Relevées le 8 octobre 2026 :

  • OpenAI : « les données envoyées à l’API OpenAI ne sont pas utilisées pour entraîner ou améliorer les modèles OpenAI (sauf si vous choisissez explicitement de partager vos données) ». Les journaux de surveillance des abus sont « conservés jusqu’à 30 jours », avec une option de conservation nulle pour les clients éligibles, et une région « Europe (EEE + Suisse) » sous conditions.
  • Anthropic : « par défaut, nous n’utiliserons pas vos entrées ou sorties de nos produits commerciaux pour entraîner nos modèles », ce qui couvre l’API.
  • Mistral AI (entreprise française) : les données des plans payants de La Plateforme « ne sont pas utilisées pour entraîner » ses modèles ; sur les plans gratuits, elles peuvent l’être sauf refus, et un avis « pouce levé ou baissé » autorise l’utilisation du retour.

Deux enseignements. D’abord, le mot « par défaut » : ces garanties valent pour l’API et les offres professionnelles, pas pour les usages gratuits ou grand public. Ensuite, elles se vérifient : la clé étant à votre nom, c’est votre contrat, votre tableau de bord, votre facture.

Les trois règles que j’applique

1. La clé d’IA est à votre nom

Vous la créez en 5 minutes avec mon guide, chez OpenAI, Anthropic ou Mistral. Le coût d’usage reste chez vous (quelques euros par mois pour une TPE), et surtout le contrat est le vôtre : si vous changez de prestataire, l’automatisation et sa clé restent à vous.

2. L’automatisation tourne sur un serveur à votre nom, en France

Un VPS chez OVH, commandé par vous, où tournent le code et l’espace de contrôle. Vos e-mails et vos documents n’y sont copiés nulle part ailleurs, et aucune plateforme intermédiaire ne les voit passer.

3. Vous choisissez ce que l’IA lit

Dans votre espace, vous excluez des expéditeurs, des domaines ou des dossiers, ou vous limitez l’automatisation à une seule adresse. Les newsletters, les notifications et les spams sont écartés sans jamais être lus par l’IA. Et chaque appel ne contient que ce qui est nécessaire à la tâche : classer un e-mail n’exige pas d’envoyer les dix précédents.

Un exemple : Armor Copro, entreprise fictive

Prenons un syndic de copropriété imaginé pour l’exemple, à Saint-Brieuc : trois personnes, quatre-vingts immeubles, et une boîte mail où arrivent chaque jour des demandes de copropriétaires, des devis d’artisans et des sinistres. Des données personnelles partout, et un gérant qui a, à juste titre, refusé pendant un an de « mettre de l’IA là-dedans ».

  1. Le périmètre : seule l’adresse « contact@ » est lue ; les boîtes nominatives, la comptabilité et tout ce qui vient des assureurs sont exclus. L’IA classe (demande, devis, sinistre, autre), prépare un accusé de réception, crée une ligne dans le tableau de suivi. Elle ne lit pas les pièces jointes.
  2. Le fournisseur : Mistral, plan payant, choisi par le gérant pour le siège en France ; une clé au nom du syndic.
  3. Le serveur : un VPS OVH au nom du syndic, à Gravelines. Les e-mails n’en sortent que vers Mistral, et n’y sont pas conservés : l’espace de contrôle garde la catégorie et le résumé, pas le message.
  4. La politique de confidentialité : un paragraphe ajouté, qui nomme le traitement, le fournisseur, la durée, et le droit d’opposition. Je fournis la phrase, le syndic la fait relire par son conseil.

Sur Carnéo, un logiciel en ligne d’autocontrôle des piscines publiques que j’ai développé, les résultats d’analyse et les informations des piscines appartiennent aux exploitants ; sur Landing Zone, les données des clients appartiennent aux opérateurs. Dans les deux cas, j’ai dû répondre dès le départ à la question « où sont les données, et qui y accède ? ». C’est la même question que je pose avant de brancher une IA sur une boîte mail, et la réponse doit tenir en une phrase.

Ce qu’il faut écrire sur votre site

Votre politique de confidentialité doit mentionner ce traitement automatisé, comme les autres : ce qui est traité, pourquoi, par quel fournisseur, combien de temps, et comment s’y opposer. Je vous fournis la phrase à adapter. Et si l’automatisation répond à vos clients, elle se présente comme automatisée : la CNIL le demande pour les chatbots, et c’est du bon sens pour un e-mail.

Comment je le mets en place

Ces trois règles sont celles de mon service d’automatisation IA : clé à votre nom, serveur à votre nom en France, périmètre de lecture choisi par vous, et la phrase pour votre politique de confidentialité. À partir de 319,58 €, en 5 jours de réalisation, par écrit sur ComeUp : voici comment ça se passe.

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Sources