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Services à la personne

Planning et feuilles d’heures : une application pour vos intervenants à domicile

Le planning de chaque intervenant sur son téléphone, les consignes de chaque client, les heures réellement faites et les feuilles d’heures du mois. Construite à partir de votre fichier actuel.

Voir le prix et le délai Voir l’application

Le problème

Un arrêt maladie à 7 h, et tout le planning à refaire

Dans une structure d’aide à domicile, le planning vit et bouge tous les jours. Le tableur, lui, suit mal.

  • Les remplacements au téléphone

    Un intervenant malade, et il faut trouver qui peut prendre ses passages, prévenir les familles, renvoyer le planning.

  • Le planning part en papier ou en photo

    Les intervenants reçoivent leur semaine imprimée ou par message. Une modification de mardi n’arrive pas toujours.

  • Les heures réelles diffèrent des heures prévues

    Un passage qui déborde, un autre écourté : l’écart se découvre à la fin du mois, sur des feuilles papier.

  • Les consignes restent au domicile

    Le digicode, la clé chez la voisine, les habitudes de chacun : dans un cahier sur place, ou dans la mémoire de l’intervenant habituel.

  • La fin de mois

    Recopier les feuilles d’heures pour la paie et la facturation, intervenant par intervenant.

L’application

L’application, du planning à la feuille d’heures

Vos clients, votre planning et vos interventions deviennent trois écrans. Chaque intervenant voit sa journée sur son téléphone.

  • Les clients

    Adresse, digicode et accès, personne à prévenir, consignes et habitudes, heures prévues chaque semaine.

  • Le planning

    Semaine par semaine, les passages de chaque intervenant. Un remplacement se fait en réattribuant les passages concernés.

  • La fiche d’intervention

    L’heure d’arrivée et de départ saisies sur place, les tâches faites, une remarque si besoin : « réfrigérateur vide », « chute signalée ».

  • Les feuilles d’heures

    Par intervenant et par mois, heures prévues et heures réalisées, exportables en Excel pour la paie.

  • Le tableau de bord

    Les passages du jour, ceux pas encore renseignés, et les remarques à traiter.

Exemple, entreprise fictive

Un lundi chez Coup de Main Domicile

Coup de Main Domicile est une entreprise fictive, inventée pour cet exemple. Voici comment l’application s’y utiliserait sur une journée.

  1. 7 h

    Nadia prévient qu’elle est malade. Sophie, la responsable, réattribue ses passages du jour à deux collègues. Chacune voit sa nouvelle journée sur son téléphone.

  2. 9 h

    Karima arrive chez un client qu’elle ne connaît pas. La fiche lui donne le digicode, l’endroit de la clé et ses habitudes. Elle saisit son heure d’arrivée.

  3. 11 h

    Elle note : « réfrigérateur presque vide ». Sophie voit la remarque et appelle la fille du client.

  4. En fin de journée

    Le tableau de bord montre un passage non renseigné. Sophie appelle l’intervenant, qui complète la fiche.

  5. Fin du mois

    Les feuilles d’heures de chaque intervenant sont prêtes, heures prévues et réalisées côte à côte, et partent en Excel pour la paie.

Au quotidien

Ce qui change pour la responsable de planning

  • Des remplacements plus rapides

    Vous réattribuez les passages, les intervenants voient le changement aussitôt.

  • Des intervenants mieux préparés

    Les consignes du client sont sur leur téléphone, même la première fois.

  • Des heures justes

    Les heures réelles sont saisies sur place, pas reconstituées en fin de mois.

  • Une fin de mois allégée

    Les feuilles d’heures sont prêtes à exporter.

  • Des familles rassurées

    Les remarques des intervenants remontent au bureau le jour même.

Comparaison honnête

Logiciel de services à la personne ou application sur mesure ?

Je n’ai aucun lien avec ces éditeurs, et leurs offres évoluent : vérifiez-les sur leur site. Pour la facturation, un logiciel spécialisé est souvent indispensable.

  • Un logiciel du marché suffit

    Ogust, Ximi ou Apologic couvrent planning, télégestion, facturation à plusieurs financeurs et parfois la paie. Les logiciels habilités par l’Urssaf proposent l’avance immédiate du crédit d’impôt à vos clients particuliers.

    • Vous facturez des particuliers avec l’avance immédiate
    • Vos heures sont financées par le département et soumises à télégestion
    • Vous voulez planning, facturation et paie dans un seul outil

  • Le sur mesure vaut le coup

    Votre facturation est déjà réglée par un outil habilité, et vous cherchez un planning simple pour le terrain. Ou votre activité mélange ménage, jardinage et petits travaux, avec vos propres règles.

    • Les logiciels complets sont trop lourds pour votre équipe
    • Vos intervenants ont besoin d’un outil simple sur leur téléphone
    • Vous voulez être propriétaire de l’outil, sans abonnement logiciel

L’application organise le terrain et prépare les heures ; la facturation et l’avance immédiate restent dans un logiciel habilité.

ComeUp

Comment ça se passe

Tout se passe sur ComeUp, de la commande à la livraison. Vous ne connaissez pas encore la plateforme ? Voici ce que ça change pour vous.

Pas d’appel, pas de visio : ça va plus vite

Pas de créneau à trouver, pas de réunion à caler : la commande démarre dès que vos réponses sont là.

  1. Le prix est connu avant de commander

    Pas de rendez-vous commercial, pas de devis à attendre, pas de négociation : vous choisissez vos options sur ma fiche (pages, fonctionnalités, délai), et le total s’affiche avant de commander.

  2. Le paiement est sécurisé

    Vous payez sur ComeUp. L’argent reste chez la plateforme jusqu’à ce que vous validiez votre livraison : il ne m’est versé qu’à ce moment-là.

  3. Vous n’êtes jamais interrompu

    Sur un chantier, en boutique, en clientèle : vous répondez quand vous avez cinq minutes, le soir ou entre deux rendez-vous.

  4. Tout est écrit, rien ne se perd

    Ce qui a été demandé, ce qui a été livré, ce qui a été décidé : tout est dans un seul fil, la messagerie de la commande. Vos accès et vos guides y arrivent aussi. Pour vos photos et vos fichiers, on passe par un dossier partagé, sur Google Drive par exemple.

Excel en application web

Le prix et le délai

C’est mon service « Excel en application web » sur ComeUp. Pour une structure de services à la personne, l’offre de base couvre les clients, le planning et les interventions.

À partir de

760,38 €

10 jours de réalisation. Prix ComeUp, frais de service compris. Vendeur non assujetti à la TVA.

Commander sur ComeUp (nouvel onglet)

Tout ce que comprend le service

  • Votre application

    • 3 onglets

      Par exemple clients, planning et interventions, avec vos règles de remplacement.

    • Documents sur chaque fiche

      Contrat, plan d’aide, coordonnées de la famille.

    • Vos données reprises

      Vos clients et votre planning actuel sont importés.

    • Bureau et intervenants

      Un accès par personne, rôle administrateur, sur téléphone comme sur ordinateur.

  • Selon vos besoins

    • Rôles et droits : + 88,16 €

      Un intervenant ne voit que ses passages et ses clients.

    • Documents PDF : + 143,26 €

      Feuille d’heures mensuelle signable, ou planning imprimable.

    • Alertes : + 88,16 €

      Un e-mail quand un passage n’a pas été renseigné.

  • L’esprit tranquille

    • Votre serveur OVH, à votre nom

      Commandé par vous avec mon guide (10 minutes) : environ 8 € HT par mois, payés directement à OVH, sans engagement.

    • Code source et export Excel

      L’application vous appartient.

    • 2 tours de retouches

      Jusqu’à 1 heure d’ajustements chacun.

Questions fréquentes

L’application gère-t-elle l’avance immédiate du crédit d’impôt ?

Non. L’avance immédiate passe par une connexion à l’Urssaf réservée aux logiciels habilités. Gardez un logiciel de facturation qui l’est, et l’application pour le planning et les heures.

Est-ce un système de télégestion ?

Non. L’application enregistre des heures saisies par l’intervenant. Certains départements imposent un système de télégestion pour les heures qu’ils financent : renseignez-vous auprès du vôtre avant de choisir.

Un intervenant n’a pas de smartphone : comment faire ?

Le bureau peut imprimer son planning (option PDF) et saisir ses heures à sa place, à partir de sa feuille. L’application reste à jour pour tout le monde.

Les feuilles d’heures servent-elles directement à la paie ?

Elles s’exportent en Excel, par intervenant et par mois, pour votre logiciel de paie ou votre comptable. La paie elle-même reste en dehors de l’application.

Les données des clients sont-elles protégées ?

L’accès demande un compte, et le serveur est en France, à votre nom. Avec l’option rôles et droits, un intervenant ne voit que les clients qu’il accompagne.

Pourquoi passer par ComeUp ?

Pour votre tranquillité. Le prix est connu avant de commander, sans devis à attendre. L’argent reste chez ComeUp jusqu’à ce que vous validiez votre livraison : il ne m’est versé qu’à ce moment-là. Et la commande donne un cadre clair : ce qui est compris, le délai, et les tours de retouches.

Est-ce qu’on peut s’appeler ?

Non : tout se fait par écrit, dans la messagerie de la commande. Vous n’êtes jamais interrompu, vous répondez quand vous avez cinq minutes, et tout ce qui a été décidé reste écrit. C’est aussi ce qui me permet de tenir mes délais et mes prix. En semaine, mes réponses arrivent sous quelques heures.

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