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Suivre son chiffre d’affaires jour par jour depuis sa caisse, sans ressaisir

Commerçante qui sert une cliente au comptoir de sa fromagerie

Votre caisse sait tout : chaque ticket, chaque article, l’heure, le mode de paiement. Et pourtant, pour savoir si le mois est bon, vous faites un calcul de tête en fermant, ou un tableau Excel le dimanche. L’export de la caisse est le meilleur tableau de bord qu’un commerce puisse avoir, à condition de ne pas avoir à le ressaisir. Voici ce qu’il contient, ce qu’on en tire, et comment le rendre automatique.

Ce que contient l’export de votre caisse

Presque tous les logiciels de caisse exportent leurs ventes en CSV ou en Excel, par jour, par semaine ou par mois : une ligne par ticket, ou une ligne par article vendu, avec la date, l’heure, la famille de produits, la quantité, le prix, la remise, le mode de paiement, parfois le vendeur et le point de vente. Beaucoup proposent aussi une connexion directe, qui évite même l’export.

Ce fichier a deux défauts qui expliquent qu’on ne l’exploite pas : il est brut (des milliers de lignes, des familles saisies de trois façons, des annulations mélangées aux ventes), et il écrase le précédent : si vous ne gardez pas chaque export, l’historique disparaît.

Les cinq chiffres d’un commerce

  1. Le chiffre d’affaires du jour, comparé au même jour de la semaine précédente, et à la même semaine l’an dernier. Un lundi se compare à un lundi.
  2. Le nombre de tickets : est-ce qu’il y a eu moins de clients, ou est-ce qu’ils ont moins dépensé ? Les deux ne se corrigent pas pareil.
  3. Le panier moyen : chiffre d’affaires sur nombre de tickets, hors annulations. Sa définition écrite compte plus que le chiffre lui-même.
  4. Les ventes par famille : ce qui tire, ce qui dort, et ce qu’il faut commander. Avec des familles nettoyées, sinon le chiffre est faux.
  5. La répartition par heure : la part de l’après-midi, l’heure creuse où un salarié de moins suffirait, l’heure pleine où il en manque un.

Pour un commerce avec deux boutiques ou plusieurs vendeurs, ajoutez le détail par point de vente, et c’est tout. Cinq à huit chiffres, un écran.

Pourquoi ça ne se fait pas avec le fichier brut

Une étude menée pour la Direction générale des entreprises auprès de 888 dirigeants, en majorité de TPE, l’a constaté : 80 {7e4f782e64ab60e26ee5a8fb8fb6e15f0ca30e569d0c673e0e0e0a5a493ca866} utilisent au moins un outil de suivi « le plus souvent “fait maison” sous Excel ». Avec l’export de caisse, le fait-maison consiste à coller le fichier, refaire les tableaux croisés, corriger les familles, et le refaire la semaine suivante. Le tableau existe, mais il est toujours en retard d’une semaine, et personne ne se risque à y ajouter la comparaison avec l’an dernier.

Un exemple : Crêperie Ty Bara, entreprise fictive

Prenons une crêperie imaginée pour l’exemple, à Douarnenez : une salle, une vente à emporter l’été, une caisse sur tablette qui exporte ses ventes, et une gérante qui veut savoir chaque matin si la veille était « normale », et chaque semaine ce qu’il faut commander.

  1. Les fichiers : quatre mois d’exports de caisse (une ligne par article vendu), et la liste des chiffres qu’elle calcule de tête.
  2. Les définitions, sous 48 h : chiffre d’affaires du jour hors annulations et hors tickets de test (il y en avait), panier moyen par ticket, part de la vente à emporter, ventes par famille (galettes, crêpes, boissons, desserts), répartition par heure.
  3. Le nettoyage : les familles « Boisson », « boissons » et « BOISSONS CHAUDES » regroupées une fois pour toutes ; les tickets de test exclus par une règle.
  4. La mise à jour : l’export déposé chaque soir à la fermeture, en un glisser-déposer, et les chiffres recalculés aussitôt ; chaque export est conservé, les comparaisons dans le temps existent enfin.
  5. Chaque matin : sur le téléphone, le chiffre de la veille, l’écart avec le même jour de la semaine passée, et le dimanche la liste des familles en baisse. L’an prochain, la saison se comparera à celle-ci.

Sur Landing Zone, les paiements des réservations passent par Stripe Connect : chaque transaction est enregistrée, à la ligne près, et un opérateur a besoin de savoir ce qu’il a encaissé, pas de lire des lignes. Tout le travail consiste à présenter la donnée en quelques chiffres justes. Une caisse de commerce est dans la même situation : tout est enregistré, rien n’est lisible.

Comment je le mets en place

Mon service de tableau de bord sur mesure connecte votre caisse par sa connexion officielle quand elle en a une, ou lit son export déposé en un glisser-déposer ; il calcule jusqu’à 8 indicateurs par du code, avec une définition écrite pour chacun, conserve chaque relevé, et tourne sur un petit serveur à votre nom (environ 4 € HT par mois). À partir de 429,78 €, en 5 jours, par écrit sur ComeUp : voici comment ça se passe. Indiquez-moi votre logiciel de caisse dans le brief : je vous confirme sous 48 h si la connexion directe est possible.

Voir le service de tableau de bord sur mesure

Sources