Aperçu gratuit

Générer des PDF en série depuis un tableau : attestations, devis, convocations, un document par ligne

Ordinateur portable ouvert sur un bureau en bois clair

Cent élèves, cent attestations. Quarante clients, quarante devis de renouvellement. Deux cents adhérents, deux cents convocations à l’assemblée générale. Le modèle est le même, seules les informations changent, et il faut un PDF par personne, avec son nom dans le nom du fichier. Voici ce que Word fait déjà, l’endroit précis où il s’arrête, et ce que je mets à la place.

Le publipostage de Word : la bonne base

Word sait fusionner un modèle et un tableau Excel : « votre liste de diffusion est une source de données qui contient les informations que Word utilise pour personnaliser votre lettre ». Vous insérez des champs (« Bonjour {Prénom} »), et Word produit un document par ligne. À la fin, trois sorties : « modifier des documents individuels, imprimer des documents ou envoyer des e-mails ».

Pour imprimer cent lettres, c’est parfait. Pour cent PDF séparés, ça coince : la sortie « documents individuels » est un seul fichier Word avec toutes les lettres à la suite. Pour obtenir un PDF par personne, nommé « Attestation_Dupont_Marie.pdf », il faut soit découper à la main, soit une macro trouvée sur un forum, soit un complément payant.

Ce dont vous avez vraiment besoin

  • Un PDF par ligne, avec un nom de fichier construit à partir du tableau (nom, numéro, date).
  • Votre mise en forme : logo, tableau de prix, mentions légales, signature, en-tête et pied de page.
  • Des règles : une ligne sans adresse e-mail n’est pas traitée, un montant à zéro saute le tableau de prix, une case « refus » produit un autre modèle.
  • Un rangement : les PDF dans un dossier par mois ou par client, et une colonne « généré le » ajoutée au tableau.
  • Souvent, l’envoi : chaque PDF à son destinataire, depuis votre messagerie (c’est une tâche voisine, que je traite dans un autre article).

Un petit logiciel pour cette tâche

Un programme qui prend votre tableau et votre modèle (Word, ou une mise en page faite une fois pour toutes), produit un PDF par ligne, le nomme, le range, applique vos règles, et vous montre un compte rendu : combien de documents, lesquels ont été sautés et pourquoi. Il tourne sur votre ordinateur, en double-clic. Et il ne fait que ça, ce qui est précisément pourquoi il marche à chaque fois.

Un exemple : École de musique Arpège, entreprise fictive

Prenons une école de musique associative imaginée pour l’exemple, à Lorient : 180 élèves, et chaque automne trois documents par élève : l’attestation d’inscription, la facture de cotisation, et le planning du cours. Deux bénévoles y passaient deux soirées avec Word, et il manquait toujours une attestation le jour où un parent la réclamait pour son comité d’entreprise.

  1. Le tableau : une ligne par élève, avec le nom, le prénom, le responsable légal, l’instrument, le professeur, le créneau, le montant, et la case « réglé ».
  2. Les modèles : les trois documents Word de l’école, avec leurs champs entre accolades. La mise en forme ne change pas : c’est la leur.
  3. Les règles : pas de facture pour une cotisation à zéro (élèves exonérés), mention « acquittée » si la case « réglé » est cochée, un dossier par professeur pour les plannings.
  4. Le logiciel : « choisir le tableau », « Générer ». Trois minutes : 540 PDF, nommés « Attestation_2026_NOM_Prenom.pdf », rangés dans « 2026-2027 / Attestations », « Factures », « Plannings / Nom du professeur ». Un compte rendu : 180 attestations, 171 factures (9 exonérés), 180 plannings, 2 lignes sans créneau à compléter.
  5. Ensuite : quand un parent réclame l’attestation en mars, elle existe déjà, au bon nom.

Chez Cordev, chaque client reçoit un guide de prise en main en PDF, produit à partir d’un modèle unique et des informations de son site : je ne le mets jamais en page à la main. C’est le principe de cet article, appliqué à mon propre travail : un modèle, des données, un document par client, et une mise en page qui ne bouge pas.

Trois précautions avant de lancer cent documents

  • Un seul tableau de référence : le fichier qui alimente la génération est celui que tout le monde met à jour, pas une copie envoyée par e-mail la veille. Sinon, le document de Mme Martin porte l’ancienne adresse.
  • Un nom de fichier qui ne peut pas se répéter : deux « Attestation_Martin.pdf » et le second écrase le premier. Ajoutez un numéro ou une date : « Attestation_2026_Martin_Sophie_0042.pdf ».
  • Une relecture sur trois lignes : la première, une au milieu, la dernière. Un champ décalé se voit tout de suite, et il vaut mieux le voir sur trois PDF que sur cent.

Ce que vous recevez

C’est l’un des cas types de mon service de petit logiciel sur mesure : le logiciel testé sur votre tableau et vos modèles réels, une interface simple, un mode d’emploi d’une page, le code source commenté. À partir de 209,38 €, en 4 jours ; l’envoi par e-mail de chaque document est une seconde tâche, en option. Vos fichiers restent sur votre ordinateur. Voici comment ça se passe.

Voir le service de petit logiciel sur mesure

Sources