Aperçu gratuit

Associations et clubs

Adhérents, cotisations et événements : une application pour votre association

Le fichier des adhérents, les cotisations de la saison, la liste à relancer et les inscriptions aux sorties, au même endroit. Et un outil qui ne part pas avec le trésorier quand le bureau change.

Voir le prix et le délai Voir l’application

Le problème

Le fichier change de main à chaque assemblée générale

Une association tient souvent sur un tableur et sur la bonne volonté d’un ou deux bénévoles. Jusqu’au jour où ils passent la main.

  • Une version par trésorier

    Le fichier des adhérents voyage sur une clé USB ou par e-mail. À chaque passation, on ne sait plus quelle version est la bonne.

  • Qui a payé cette saison ?

    Des chèques, des virements, des adhésions en ligne : pointer les cotisations demande de croiser trois sources.

  • Les relances à la main

    Retrouver qui n’a pas renouvelé, copier les adresses, écrire le message : une soirée de bénévole, chaque année.

  • Les inscriptions éparpillées

    Pour la sortie de dimanche, les réponses arrivent par e-mail, par message et de vive voix. La liste se reconstitue la veille.

  • Des données personnelles qui circulent

    Le fichier, avec adresses et téléphones, passe de boîte mail en boîte mail au sein du bureau.

L’application

L’application, écran par écran

Vos adhérents, vos cotisations et vos événements deviennent trois écrans. Chaque membre du bureau a son accès.

  • Les adhérents

    Coordonnées, saison d’adhésion, section ou activité, rôle de bénévole. On cherche par nom, on filtre par activité.

  • Les cotisations

    Pour chaque saison : le montant, le moyen de paiement, la date. Une adhésion payée en ligne s’importe depuis l’export de la plateforme.

  • La liste à relancer

    Les adhérents de la saison passée qui n’ont pas encore renouvelé, avec leurs adresses, prêts à exporter pour votre message.

  • Les événements

    Sorties, stages, assemblée générale : les inscrits, puis les présents cochés le jour même.

  • Le tableau de bord

    Les adhérents à jour, ceux à relancer, et les prochains événements avec leur nombre d’inscrits.

Exemple, club fictif

Une saison aux Godillots du Bocage

Les Godillots du Bocage sont un club de randonnée fictif, inventé pour cet exemple. Voici comment l’application l’accompagnerait d’une rentrée à l’autre.

  1. Début septembre

    Annick, la trésorière, importe l’export des adhésions payées en ligne pendant l’été. Les chèques du forum des associations sont saisis le soir même.

  2. Fin septembre

    La liste à relancer affiche les adhérents de l’an dernier qui n’ont pas renouvelé. Annick l’exporte et leur écrit un seul message.

  3. Un dimanche d’octobre

    Michel, l’animateur, coche les présents de la sortie sur son téléphone, à partir de la liste des inscrits.

  4. En cours de saison

    Un adhérent change d’adresse : il suffit de corriger sa fiche, et tout le bureau voit la bonne information.

  5. À l’assemblée générale

    Annick passe la main. Le nouveau trésorier reçoit son accès, l’ancien est retiré : rien à transmettre sur une clé USB.

Au quotidien

Ce qui change pour le bureau

  • Une seule version du fichier

    Tout le bureau travaille sur les mêmes données, à jour.

  • Des cotisations pointées

    Qui a payé, comment et quand : la réponse est sur la fiche.

  • Des relances en un message

    La liste des retardataires se constitue toute seule.

  • Des passations sans perte

    Les bénévoles changent, l’outil et l’historique restent.

  • Des données mieux protégées

    Plus de fichier qui circule par e-mail : chacun accède par son compte.

Comparaison honnête

Outil gratuit, logiciel d’association ou sur mesure ?

Je n’ai aucun lien avec ces éditeurs, et leurs offres évoluent : vérifiez-les sur leur site. Pour beaucoup d’associations, un outil gratuit suffit.

  • Un outil existant suffit

    HelloAsso est gratuit pour l’association : adhésions, billetterie et paiements en ligne, financés par les contributions volontaires des payeurs. Paheko est un logiciel libre, à prix libre, avec la comptabilité associative. AssoConnect propose une suite complète par abonnement.

    • Votre besoin est d’encaisser les adhésions en ligne
    • Votre association a une organisation classique
    • Votre budget est serré : commencez par un outil gratuit

  • Le sur mesure vaut le coup

    Votre club a ses propres règles : sections, créneaux, matériel prêté, licences, tarifs particuliers. Votre fichier les contient déjà ; l’application les reprend.

    • Vos bénévoles passent des soirées sur le tableur
    • Aucun outil ne gère votre façon de fonctionner
    • Vous voulez un outil à votre nom, qui reste quand le bureau change

Les deux se combinent : HelloAsso encaisse les adhésions, l’application importe ses exports et garde tout le reste.

ComeUp

Comment ça se passe

Tout se passe sur ComeUp, de la commande à la livraison. Vous ne connaissez pas encore la plateforme ? Voici ce que ça change pour vous.

Pas d’appel, pas de visio : ça va plus vite

Pas de créneau à trouver, pas de réunion à caler : la commande démarre dès que vos réponses sont là.

  1. Le prix est connu avant de commander

    Pas de rendez-vous commercial, pas de devis à attendre, pas de négociation : vous choisissez vos options sur ma fiche (pages, fonctionnalités, délai), et le total s’affiche avant de commander.

  2. Le paiement est sécurisé

    Vous payez sur ComeUp. L’argent reste chez la plateforme jusqu’à ce que vous validiez votre livraison : il ne m’est versé qu’à ce moment-là.

  3. Vous n’êtes jamais interrompu

    Sur un chantier, en boutique, en clientèle : vous répondez quand vous avez cinq minutes, le soir ou entre deux rendez-vous.

  4. Tout est écrit, rien ne se perd

    Ce qui a été demandé, ce qui a été livré, ce qui a été décidé : tout est dans un seul fil, la messagerie de la commande. Vos accès et vos guides y arrivent aussi. Pour vos photos et vos fichiers, on passe par un dossier partagé, sur Google Drive par exemple.

Excel en application web

Le prix et le délai

C’est mon service « Excel en application web » sur ComeUp. Pour une association, l’offre de base couvre les adhérents, les cotisations et les événements.

À partir de

760,38 €

10 jours de réalisation. Prix ComeUp, frais de service compris. Vendeur non assujetti à la TVA.

Commander sur ComeUp (nouvel onglet)

Tout ce que comprend le service

  • Votre application

    • 3 onglets

      Par exemple adhérents, cotisations et événements, avec vos tarifs et vos règles.

    • Documents sur chaque fiche

      Bulletin d’adhésion signé, autorisation parentale, photos d’une sortie.

    • Vos données reprises

      Votre fichier d’adhérents actuel est importé.

    • Pour tout le bureau

      Un accès par personne, rôle administrateur, sur ordinateur et sur téléphone.

  • Selon vos besoins

    • Rôles et droits : + 88,16 €

      L’animateur voit ses inscrits, le trésorier voit les cotisations.

    • Documents PDF : + 143,26 €

      Attestations d’adhésion ou reçus générés en un clic.

    • 3 onglets de plus : + 176,32 €

      Le matériel prêté, les licences, ou les créneaux d’activité.

  • L’esprit tranquille

    • Votre serveur OVH, à votre nom

      Commandé par vous avec mon guide (10 minutes) : environ 8 € HT par mois, payés directement à OVH, sans engagement.

    • Code source et export Excel

      L’application appartient à l’association.

    • 2 tours de retouches

      Jusqu’à 1 heure d’ajustements chacun.

Questions fréquentes

Les adhérents peuvent-ils payer leur cotisation dans l’application ?

Non : l’application est réservée au bureau, elle n’encaisse pas. Gardez HelloAsso ou votre banque pour le paiement, et importez l’export des adhésions dans l’application.

Les bénévoles changent chaque année : comment faire ?

Chaque personne a son accès. L’administrateur en crée un pour le nouvel arrivant et retire celui du sortant. Les données et l’historique restent dans l’application.

Et la protection des données des adhérents ?

Le serveur est en France, au nom de l’association, et l’accès demande un compte. Les obligations du RGPD restent celles de l’association : informer les adhérents, ne garder que le nécessaire, et pas plus longtemps qu’utile.

Notre budget est serré : est-ce raisonnable ?

Si HelloAsso ou Paheko couvrent votre besoin, commencez par eux : ils sont gratuits ou à prix libre. Le sur mesure se justifie quand votre fonctionnement ne rentre pas dans leurs cases et que vos bénévoles y passent trop de temps.

Peut-elle produire des reçus fiscaux pour les dons ?

Avec l’option documents PDF, l’application peut générer un reçu à partir des données saisies. Le droit d’en délivrer et les mentions obligatoires dépendent de votre association : faites valider le modèle avant de l’utiliser.

Pourquoi passer par ComeUp ?

Pour votre tranquillité. Le prix est connu avant de commander, sans devis à attendre. L’argent reste chez ComeUp jusqu’à ce que vous validiez votre livraison : il ne m’est versé qu’à ce moment-là. Et la commande donne un cadre clair : ce qui est compris, le délai, et les tours de retouches.

Est-ce qu’on peut s’appeler ?

Non : tout se fait par écrit, dans la messagerie de la commande. Vous n’êtes jamais interrompu, vous répondez quand vous avez cinq minutes, et tout ce qui a été décidé reste écrit. C’est aussi ce qui me permet de tenir mes délais et mes prix. En semaine, mes réponses arrivent sous quelques heures.

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