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Organismes de formation

Inscriptions, présences et documents : une application pour votre organisme de formation

Chaque session avec ses stagiaires, leur financement, leurs présences et leurs documents, rangés au même endroit. Le jour où l’on vous demande une preuve, elle est sur la fiche.

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Le problème

Une session, dix documents, et un tableur pour les suivre

Convention, convocation, feuilles d’émargement, attestation, évaluation : chaque stagiaire génère son lot de papiers, et chacun compte.

  • Les documents sont éparpillés

    La convention dans un dossier, l’émargement scanné dans un autre, l’évaluation dans les e-mails. Le tableur dit seulement qu’ils existent.

  • Une feuille d’émargement manque

    Elle est restée dans le sac du formateur. Sans elle, le dossier du financeur reste incomplet.

  • Qui finance quoi ?

    Une entreprise, un OPCO, le CPF, un stagiaire qui paie lui-même : le suivi des financements se fait dans une colonne de plus, souvent mal tenue.

  • L’audit Qualiopi approche

    L’auditeur demande les preuves pour un stagiaire pris au hasard. Il faut tout reconstituer, dossier par dossier.

  • Des formateurs indépendants

    Ils envoient leurs feuilles et leurs comptes rendus par e-mail, chacun à sa manière.

L’application

L’application, de l’inscription à l’attestation

Vos sessions, vos inscriptions et vos présences deviennent trois écrans, avec les documents de chaque stagiaire.

  • Les sessions

    La formation, les dates, le lieu ou le lien de connexion, le formateur, les places restantes.

  • Les inscriptions

    Le stagiaire, son entreprise, son financeur, et l’état du dossier : convention signée, convoqué, présent, attestation envoyée.

  • Les présences

    Séance par séance, les présents et les absents, et la feuille d’émargement signée, jointe à la session.

  • Les documents

    Sur chaque inscription : convention, émargements, attestation, évaluations. Ce qui manque se voit tout de suite.

  • Le tableau de bord

    Les sessions à venir, les dossiers incomplets et les documents manquants.

Exemple, organisme fictif

Une session chez Savoirs & Gestes

Savoirs & Gestes est un organisme de formation fictif, inventé pour cet exemple. Voici comment l’application suivrait une session de deux jours.

  1. Trois semaines avant

    Hélène inscrit les stagiaires d’une entreprise cliente, avec leur financement. Les conventions signées sont jointes aux inscriptions.

  2. Une semaine avant

    Le tableau de bord lui signale un dossier sans convention signée. Elle relance l’entreprise avant la session.

  3. Premier jour

    Le formateur coche les présents sur sa tablette. Le soir, il ajoute la feuille d’émargement signée, en photo, à la session.

  4. Fin de session

    Les attestations sont générées et envoyées, les évaluations jointes. Chaque dossier passe à « complet ».

  5. Le jour de l’audit

    L’auditrice choisit un stagiaire au hasard. Hélène ouvre sa fiche : convention, émargements, attestation et évaluation sont là.

Au quotidien

Ce qui change avant, pendant et après la session

  • Des dossiers complets

    Ce qui manque se voit avant la session, pas au moment du contrôle.

  • Des preuves retrouvées en une recherche

    Chaque document est rangé sur l’inscription du stagiaire.

  • Des financements suivis

    Pour chaque inscription, vous savez qui paie et où en est le dossier.

  • Des formateurs qui suivent le même cadre

    Même écran, mêmes étapes, plus de documents par e-mail.

  • Des données pour vos bilans

    Tout s’exporte en Excel pour vos chiffres de fin d’année.

Comparaison honnête

Logiciel de formation ou application sur mesure ?

Je n’ai aucun lien avec ces éditeurs, et leurs offres évoluent : vérifiez-les sur leur site. Voici comment je vous conseillerais.

  • Un logiciel du marché suffit

    Digiforma ou Dendreo sont faits pour les organismes de formation : conventions, convocations, émargement électronique, suivi Qualiopi et bilans annuels. Ils fonctionnent par abonnement.

    • Vous enchaînez beaucoup de sessions inter-entreprises
    • Vous voulez un émargement électronique prêt à l’emploi
    • Vous cherchez un outil qui prépare vos bilans réglementaires

  • Le sur mesure vaut le coup

    Votre activité sort du cadre : formations sur site, parcours longs, petits volumes, ou formation à côté d’une autre activité. Votre tableur fait déjà le suivi ; l’application le rend fiable.

    • Les logiciels complets sont trop lourds pour votre volume
    • Vos parcours ne rentrent pas dans leurs écrans
    • Vous voulez être propriétaire de l’outil, sans abonnement logiciel

L’application range et suit vos preuves ; votre conformité Qualiopi, elle, dépend de vos pratiques.

ComeUp

Comment ça se passe

Tout se passe sur ComeUp, de la commande à la livraison. Vous ne connaissez pas encore la plateforme ? Voici ce que ça change pour vous.

Pas d’appel, pas de visio : ça va plus vite

Pas de créneau à trouver, pas de réunion à caler : la commande démarre dès que vos réponses sont là.

  1. Le prix est connu avant de commander

    Pas de rendez-vous commercial, pas de devis à attendre, pas de négociation : vous choisissez vos options sur ma fiche (pages, fonctionnalités, délai), et le total s’affiche avant de commander.

  2. Le paiement est sécurisé

    Vous payez sur ComeUp. L’argent reste chez la plateforme jusqu’à ce que vous validiez votre livraison : il ne m’est versé qu’à ce moment-là.

  3. Vous n’êtes jamais interrompu

    Sur un chantier, en boutique, en clientèle : vous répondez quand vous avez cinq minutes, le soir ou entre deux rendez-vous.

  4. Tout est écrit, rien ne se perd

    Ce qui a été demandé, ce qui a été livré, ce qui a été décidé : tout est dans un seul fil, la messagerie de la commande. Vos accès et vos guides y arrivent aussi. Pour vos photos et vos fichiers, on passe par un dossier partagé, sur Google Drive par exemple.

Excel en application web

Le prix et le délai

C’est mon service « Excel en application web » sur ComeUp. Pour un organisme de formation, l’offre de base couvre les sessions, les inscriptions et les présences.

À partir de

760,38 €

10 jours de réalisation. Prix ComeUp, frais de service compris. Vendeur non assujetti à la TVA.

Commander sur ComeUp (nouvel onglet)

Tout ce que comprend le service

  • Votre application

    • 3 onglets

      Par exemple sessions, inscriptions et présences, avec vos étapes de dossier.

    • Les documents de chaque stagiaire

      Convention, émargements, attestation, évaluations, joints à l’inscription.

    • Vos données reprises

      Vos sessions et vos stagiaires actuels sont importés.

    • Pour l’équipe et les formateurs

      Connexion sécurisée, rôle administrateur, sur ordinateur et tablette.

  • Selon vos besoins

    • Documents PDF : + 143,26 €

      Convocations, feuilles d’émargement à imprimer, attestations.

    • Rôles et droits : + 88,16 €

      Un formateur ne voit que ses sessions.

    • Alertes : + 88,16 €

      Un e-mail quand un dossier est incomplet à l’approche d’une session.

  • L’esprit tranquille

    • Votre serveur OVH, à votre nom

      Commandé par vous avec mon guide (10 minutes) : environ 8 € HT par mois, payés directement à OVH, sans engagement.

    • Code source et export Excel

      L’application vous appartient.

    • 2 tours de retouches

      Jusqu’à 1 heure d’ajustements chacun.

Questions fréquentes

Les stagiaires peuvent-ils signer l’émargement dans l’application ?

Je vous le déconseille : une signature électronique d’émargement doit respecter le règlement européen eIDAS, et un simple tracé du doigt ne garantit pas cette valeur. L’application génère les feuilles à imprimer (option PDF), et la feuille signée est jointe à la session. Pour signer en ligne, passez par un service de signature reconnu.

L’application prépare-t-elle mon bilan pédagogique et financier ?

Elle rassemble les données (stagiaires, heures, financements) et les exporte en Excel. Le remplissage du bilan reste de votre côté, sauf si un calcul précis est prévu dans le plan de l’application.

Mes formateurs sont indépendants : y auront-ils accès ?

Oui, chacun avec son compte. Avec l’option rôles et droits, un formateur ne voit que ses sessions et ses stagiaires.

Peut-elle générer conventions et attestations ?

Avec l’option documents PDF, à partir des données saisies, selon vos modèles. Les mentions obligatoires restent de votre responsabilité : faites relire les modèles avant de les utiliser.

L’application me rend-elle conforme à Qualiopi ?

Non, aucun outil ne le fait à votre place. Elle vous aide à tenir et retrouver les preuves que l’audit demande. La conformité dépend de vos pratiques.

Pourquoi passer par ComeUp ?

Pour votre tranquillité. Le prix est connu avant de commander, sans devis à attendre. L’argent reste chez ComeUp jusqu’à ce que vous validiez votre livraison : il ne m’est versé qu’à ce moment-là. Et la commande donne un cadre clair : ce qui est compris, le délai, et les tours de retouches.

Est-ce qu’on peut s’appeler ?

Non : tout se fait par écrit, dans la messagerie de la commande. Vous n’êtes jamais interrompu, vous répondez quand vous avez cinq minutes, et tout ce qui a été décidé reste écrit. C’est aussi ce qui me permet de tenir mes délais et mes prix. En semaine, mes réponses arrivent sous quelques heures.

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